باید‌ها و نباید‌های کار گروهی

در ادامه قصد داریم به چند نکته اشاره کنیم که شما را در مدیریت بهتر نیروی انسانی و بهبود وضعیت کار گروهی کمک خواهند کرد. 

۱. برگزاری رویدادهای خارج از فضای کار

اثر سوء جلسه اجباری تیمی: اگر چه رویدادها و نشست‌های درون‌سازمانی می‌تواند فضا را برای نیروی انسانی فعال در سازمان بهبود ببخشد، اما با یک تحقیق ساده متوجه این موضوع می‌شوید که بسیاری از کارمندان این‌گونه اتفاقات را بیهوده و حوصله‌سربر می‌دانند. مجبور کردن اعضای یک تیم برای شرکت در جلسات سازمان‌دهی تیم (Team Building) و ایراد سخنرانی‌های طولانی مدت، قطع به یقین می‌تواند شما را از هدف‌تان که ساختن یک فضای تیمی مناسب است دور کند. بدون شک بسیاری از کارمندان سازمان دل خوشی از اتفاقاتی که طی یک جلسه اجباری تیمی رخ می‌دهند، ندارند. اگر چه مطمئنا هیچ یک از آن‌ها مشکلی با سپری کردن ساعتی از روزشان در یک محیط غیراداری و خوردن یک شام خوشمزه نخواهند داشت. 

اثر مثبت برنامه دورهمی در یک محیط غیر اداری : وقتی افراد در یک محیط غیررسمی و بدون فشارهای کاری قرار می‌گیرند،‌ شروع به ساختن رابطه‌ای عمیق‌تر با یکدیگر می‌کنند. این رابطه غیرکاری و حس خوبی که بین افراد شکل گرفته، می‌تواند در ساعات کاری نیز همراه آن‌ها باشد و از این طریق افراد یک تیم احساس می‌کنند که در کنار دوستان‌شان در حال کار و فعالیت هستند. شاید بهتر است به جای صرف هزینه برای برگزاری رویدادهای درون سازمانی، وقت و هزینه خود را برای ترتیب دادن یک برنامه دورهمی در یک محیط غیر اداری اختصاص دهید. این کار باعث می‌شود افراد از محیط خشک کاری خارج شده و تلاش کنند ارتباطات اجتماعی خود با سایر همکاران را گسترش دهند. 

۲. مشخص شدن قوانین سازمانی

اگر از نظر افراد یک تیم، ابهامی در مسئولیت‌ها و شرح وظایف باشد، انجام یک کار گروهی با بهره‌­وری بالا غیر ممکن است. چه بسا این‌که به‌دلیل همین گنگ بودن شرح مسئولیت‌ها و تقسیم غیرعادلانه وظایف، مشکلاتی بین افراد تیم به وجود بیاید که باعث خشم و ناراحتی اعضا از یکدیگر شود. بهترین کار برای فرار از چنین مشکلی، این است که تمام قوانین و مسئولیت‌ها به صورت مکتوب ثبت گردد. این سند باید به صورت عمومی در اختیار تمامی کارمندان قرار بگیرد تا در صورت بروز هر گونه اختلاف، به راحتی بتوان به آن مراجعه و تصمیم درستی اتخاذ کرد. 

برای اینکه کارمندان جدید نیز بتوانند به راحتی با تمام قوانین آشنا شوند و دچار سردرگمی نشوند، مطالعه این سند باید یکی از مراحل دوران کارآموزی باشد. در نهایت در هر محیط کاری، صرف‌نظر از بزرگ و کوچک بودن آن فضا، افراد باید دید درستی نسبت به کارهایی که ملزم به انجام‌شان هستند داشته باشند. علاوه بر آن مدیران هر بخش باید از کارهایی که هر یک از اعضای تیم موظف به انجام آن‌ها هستند مطلع باشند تا در مواقع حساس بتوانند شرایط را به بهترین شکل ممکن ساماندهی کنند.   

۳. اطلاع رسانی اهداف بلند مدت سازمان

تمامی کارکنان صرف نظر از این‌که به صورت تمام وقت یا پاره وقت با شما همکاری می‌کنند، باید از تمامی اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت کسب و کار اطلاع داشته باشند. حتی اگر کارمند جدیدی به تیم اضافه می‌شود، باید سریعا درک درستی از اهداف داشته باشد. علاوه بر این، اگر مدیران تصمیم به تغییر استراتژی بگیرند، اخبار جدید باید طی جلسات هفتگی به تیم‌ها منتقل گردد. این عمل باعث می‌شوند که افراد یک تیم بدانند که چقدر وظایفی که با کار گروهی انجام می‌دهند، جهت رسیدن به یک هدف ضروری است و همه یک‌دل و در کنار هم در مسیری مشخص برای رسیدن به یک هدف خاص تلاش کنند. 

۴. تشویق کارکنان

یکی از کارهایی که می‌تواند کار گروهی در بخش‌های مختلف یک مجموعه را بهتر کند، اطلاع رسانی درون سازمانی و تجلیل از فعالیت‌های صورت گرفته است. یکی از شیوه‌های متداول و مرسوم برای تشویق کارکنان نیز در نظر گرفتن هدایای مختلف یا افزایش حقوق است. نکته بسیار مهم این است که اگر کارمندی بیش از حد مسئولیت‌هایش برای یک سازمان زحمت می‌کشد، باید این احساس به او منتقل شود که زحمات او مورد توجه مدیران قرار می‌گیرد و حس خوبی از این کار داشته باشد. همچنین اگر کارمندی به سایر کارمندان در بخش‌های غیرمرتبط با وظایف شخصی خود کمک می‌کند، حتما باید مورد تشویق (هرچند ناچیز) قرار بگیرد. 

قدردانی از کارمندان و داشتن رفتاری دوستانه با آن‌ها باعث ایجاد یک فضای عالی و نزدیک می‌شود. وقتی افراد در فضایی کار می‌کنند که به خاطر کمک به همکاران خود مورد توجه و تشکر قرار می‌گیرند، این کار طبیعتا می‌تواند فضای کار گروهی را بهتر کند. این تشکر می‌تواند به شکل‌های متنوعی باشد؛ یک تشکر زبانی ساده توسط مدیر،‌ یک کارت هدیه و یا حتی یک مرخصی یک روزه می‌توانند کارهایی باشند که برای قدردانی از یک کارمند انجام می‌پذیرد. 

۵. احترام به دانش و تجربیات کارمندان 

اگر مدیران با کارمندان خود همانند کودکانی که قادر به انجام کارهای شخصی خود نیستند، رفتار کنند، بدون شک نمی‌توان انتظار پیشرفت را از آن تیم داشت. بهبود شرایط و پیشرفت کار گروهی زمانی صورت می‌گیرد که کارمندان به صورت مستقل آزادی عمل داشته باشند و محترمانه با آن‌ها برخورد شود. 

این نکته بسیار حائز اهمیت است که اهداف کسب و کار به اطلاع کارمندان برسد و تمام ابزاری که برای کار به آن‌ها نیاز دارند نیز در اختیارشان قرار بگیرد؛ اما وقتی مدیران وارد مسائل بسیار جزیی وظایف یک کارمند می‌شوند، اعضای تیم به جای فکر به انجام کار گروهیخلاقانه و موثر، بیشتر به دنبال راضی کردن مدیر مستقیم خود خواهند بود. مسلما حتی اگر کارکنان یک مجموعه یا اعضای تیم به صورت کاملا متعهد و درست، کار خود را در محیط کاری انجام دهند، زمانی که شخصی دائما در کارشان سرک بکشد و به دنبال ایراد باشد، هیچ‌گاه صد درصد توان خود را صرف بهبود عملکردشان نمی‌کنند. به جای مدیریت جزئیات یک کارمند، شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با توسعه فرهنگ اعتماد، صداقت و احترام یک فضای کاری بی‌‌نظیر را شکل دهید که در آن اعضای تیم با هماهنگی تمام در حال کار باشند. 

۶. ارتباطات سازنده با کارمندان

•  توجه به نظرات و انتقادات سازنده کارکنان

رای رسیدن به اهداف یک مجموعه و افزایش بهره‌وری نیاز نیست که کارکنان بهترین دوستان هم باشند. اما وجود یک رابطه نزدیک و ارتباطات سازنده میان ‌آن‌ها می‌تواند در شکل‌گیری این محیط تاثیر به‌سزایی داشته باشد. اگر از جنبه فرهنگ کاری به این موضوع نگاه کنیم، تیم مدیریت، خود باید سردمدار ایجاد ارتباطات نزدیک با کارکنان باشد. بهترین کار برای شکل دادن به یک ارتباط دو طرفه، این است که مدیران به نظرات و انتقادات سازنده کارکنان خود با دقت توجه کنند. حتی افراد تازه کار نیز باید بتوانند به راحتی نظرات و پیشنهادات خود در زمینه کاری‌شان را با مدیران خود در میان بگذارند. 

•  احساس امنیت کارکنان در فضای کار

اگر مدیران طوری رفتار کنند که کارمندان در فضای کار احساس امنیت و راحتی نکنند و از ترس از دست دادن موقعیت کاریشان اقدام به صحبت یا انتقاد نکنند،‌ این موضوع در آینده‌ای بسیار نزدیک آن کسب و کار را با مشکلات زیادی رو به رو خواهد کرد. برای این‌که شاهد پیشرفت در کار گروهی یک مجموعه باشیم، باید ارتباطات بین افراد صمیمی و بدون تعارف باشد. 

• ایجاد محیط باز برای تبادل نظر

۴۲ درصد کارمندان بریتانیایی دلیل ترک کار خود در گذشته را مدیران بد و فضای کاری سخت می‌دانند. لذا ایجاد محیط باز برای تبادل نظر نه تنها باعث نزدیک شدن مدیران به کارمندان می‌گردد، بلکه می‌تواند نرخ ریزش کارمندان یک تیم را نیز به طرز چشم‌گیری کاهش دهد. اگر شما مدیری هستید که نمی‌توانید انتقادات کارمندان خود را بپذیرید و صحبت‌هایشان بر روی روابط شخصی شما با آن‌ها تاثیرگذار است،‌ شاید باید گفت که شما شخص مناسبی برای مدیریت یک تیم و سازمان نیستید. 

• راههای ارتباطی متنوع

سعی کنید راه‌های ارتباطی متنوعی را برای انتقال نظرات کارکنان، در اختیارشان بگذارید. شاید بعضی از افراد در جلسات شخصی بتوانند نظرات خود را بیان کنند در حالی که ممکن است عده‌ای ترجیح دهند بدون این‌که نامی از آن‌ها فاش شود، حرف‌های خود را به صورت ناشناس به گوش مدیریت برسانند. اگر همه اعضای یک تیم بتوانند فیدبک‌ها و نقطه نظرات خود (در خصوص کار گروهی یا حتی سایر موضوعات) را از مسیری که ترجیح می‌دهند به دست مدیران برسانند و از طرفی این چنین احساس کنند که به حرف‌های آن‌ها ترتیب اثر داده می‌شود و تغییراتی در فضای شرکت ایجاد می‌گردد، قطعا فضایی به وجود می‌آید که افراد در آن احساس با ارزش بودن می‌کنند.

۷. جویا شدن نظر همه اعضای تیم 

بعضی اوقات اید‌ه‌ها و تصمیمات درست می‌تواند از کسی به ما منتقل شود که حتی فکرش را هم نمی‌کردیم. برای تصمیمات بلندمدت بهتر است با تمامی اعضا بحث و گفتگو داشته باشید و نظرات آن‌ها را نیز در تصمیم‌گیری خود لحاظ کنید. جلسات هفتگی یا سلسله رویدادهای طوفان مغزی (Brain Storming) را شاید بتوان یک راهکار خوب در نظر گرفت. ولی توجه داشته باشید که این موضوع یک نکته منفی بزرگ دارد. در این گونه نشست‌ها و جلسات، افرادی بیشتر صحبت می‌کنند که فن بیان خوبی دارند و سطح اعتماد به نفس‌شان بالاتر از سایرین است. این موضوع سبب می‌شود تا افرادی که از این دو مهارت برخوردار نیستند، ساکت بوده و بیشتر نظاره­‌گر باشند در صورتی که ممکن است برگ برنده در دستان آن‌ها بوده و ایده‌های بسیار خوبی در سر داشته باشند.

وقتی اعضای تیم فکر کنند که کارهایشان و همچنین حرف‌هایی که می‌زنند تاثیرگذار است، قطعا بهتر و موثرتر در کنار یکدیگر کار می‌کنند. توجه داشته باشید که بهبود کار گروهی در گرو بهبود تمام اعضا است. پس برای این‌که به ایده‌آل‌ترین حالت ممکن برسید، باید نظرات اعضا را به خوبی مورد بررسی قرار دهید.

۸. استخدام افرادی با روحیه کار گروهی

• فرآیند صحیح استخدام

بسیاری از سازمان‌ها از فرآیند اشتباه و سنتی استخدام افراد رنج می‌برند. این فرآیند اشتباه باعث می‌شود افرادی که به تازگی پا به مجموعه می‌گذارند، از شایستگی فنی یا اخلاقی خوبی برخوردار نباشند؛ این موضوع اثرات خود را در کوتاه مدت و به سرعت نشان خواهد داد. فرآیند صحیح استخدام نیروی کاری جدید باید به صورتی باشد که مدیران پیش‌بینی کنند که شخص متقاضی در طولانی مدت چه خدماتی را به شرکت ارائه می‌دهد. علاوه بر این باید در نظر داشته باشند که ارتباط وی با سایر افراد و شخص مدیریت چگونه خواهد بود. 

• تمرکز بر موارد ضروری در استخدام

بسیاری از سازمان‌ها به اشتباه تمرکز خود را بر روی موارد غیرضروری و نامربوط می‌گذارند و سوالاتی را از شخص مصاحبه‌شونده می‌پرسند که ارتباطی به اهداف و فرهنگ سازمان ندارد. این اشتباهات باعث می‌شود تا نکات منفی و مثبت متقاضی از دید مدیران پنهان بماند و در نهایت آن‌ها نتوانند تصمیم درستی بگیرند. اگر سازمان‌ها یک بازنگری کلی در خصوص فرآیند مصاحبه و کار‌آموزی کارمندان خود داشته باشند، می‌توان افراد را طوری برانداز کرد که علاوه بر مهارت‌های فنی، مهارت‌های اجتماعی و ارتباطی آن‌ها نیز مورد بررسی قرار بگیرد. این‌گونه می‌توان افرادی را برگزید که بیشترین هماهنگی را با سایر اعضای تیم دارند. 

سخن آخر

کار گروهی چیزی نیست که بتوان آن را یک شبه ایجاد کرد یا بتوان به جبر در یک سازمان به وجود آورد. روحیه کار گروهی در اصل زمانی به وجود می‌آید که یک محیط کاری پویا و سرشار از انرژی داشته باشید که در آن کارمندان احساس ارزشمند بودن بکنند و همواره راه‌های ارتباطی متعددی میان مدیران و زیر دستان وجود داشته باشد. مسلما با پیشرفت‌های مختلفی که جامعه امروز کرده، دیگر جایی برای شیوه‌های مدیریتی سنتی نیست و باید به صورت مدرن‌تری یک سازمان و نهاد را مدیریت کرد.