چگونه در محیط کار ارتباط مؤثر برقرار کنیم؟
ایجاد ارتباط مؤثر در هر جنبه‌ای از زندگی (چه حرفهای و چه شخصی)، از شروط اساسی و مهم برای رسیدن به موفقیت و خوشبختی است. اکثر مشاغل مستلزم داشتن کارمندانی هستند که مهارت‌های ارتباطی خوبی دارند و به شکلی مؤثر با دیگران تعامل برقرار می‌کنند. برخورداری از این مهارت در محیط کار، برای کلیه‌ی اهداف تجاری مهم است. ارتباط مؤثر یعنی اینکه شخص بتواند اطلاعات (شفاهی و کتبی) را به شکلی ساده و بدون ابهام به دیگران منتقل کند. در این مقاله راجع به نحوه برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار و نکات مهم پیرامون آن توضیحاتی خواهیم داد.
چرا برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار مهم است؟
در درون یک سازمان، ایجاد یک فرآیند ارتباطی سالم و سودمند بسیار مهم است. ارتباطات مؤثر، کلید دستیابی به موفقیت‌های بلندمدت هستند. برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، اهداف سازمانی را مشخص می‌کند و به همکاری همکاران در سازمان کمک خواهد کرد. علاوه بر این، داشتن ارتباطات قوی و مؤثر میان کارمندان یک سازمان، موجب افزایش بازدهی، جلوگیری از تنش‌های درونی، شایعات و بدگویی، ترک کار و غیبت از کار خواهد شد.
هفت قانون مهم برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار
در این بخش سعی داریم تا راجع به اصول و نکات مهم در زمینه‌ی برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار صحبت کنیم. توانایی برقراری یک ارتباط موفق و تأثیرگذار، از ویژگی‌های افراد موفق است که با تمرین و توجه به نکاتی که در ادامه بیان خواهیم کرد، می‌توانید آن را در وجودتان نهادینه کنید.
1. با اعتمادبه‌نفس باشید
میان اعتمادبه‌نفس و روابط اجتماعی هر فرد ارتباط مستقیم وجود دارد؛ هرچقدر که اعتمادبه‌نفس فرد بیش‌تر باشد، در برقراری ارتباط با دیگران راحت‌تر است و روابط قوی‌تر و محکم‌تری را تجربه خواهد کرد. اما متأسفانه، عدم اعتمادبه‌نفس یک مشکل شایع و اساسی است که بسیاری از افراد در محیط‌های کاری با آن روبرو هستند. این مشکل در بین کلیه‌ی کارمندان در همه‌ی سطوح دیده می‌شود. عدم اعتمادبه‌نفس می‌تواند به‌عنوان یک مانع ارتباطی بزرگ برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار به‌حساب بیاید و در اشکال مختلف همچون کمرویی، بی‌حوصلگی، ناراحتی و … ظاهر شود. این موضوع، نه‌تنها بر تعامل کارکنان با یکدیگر تأثیر می‌گذارد، بلکه موجب سرکوب آن‌ها نیز خواهد شد تا خیلی جاها از حقوق خود بگذرند و نظراتشان را اعلام نکنند. پس تا می‌توانید روی این مهارت تمرکز کرده و آن را در خودتان تقویت کنید.
2. برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، وارد حاشیه نشوید
قانون طلایی دوم برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، پیشگیری از به حاشیه رفتن است. چه در محیط کار و چه در زندگی شخصی، زمانی که می‌خواهید وارد گفتگو با یک نفر شوید، هدفتان را از آن گفتگو مشخص کنید. اگر بدون آگاهی از دلیل ارتباط، شروع به حرف زدن با طرف مقابل کنید، زمان و انرژی زیادی از دست خواهید داد و احتمالاً بحثتان به حاشیه و بیراهه کشیده می‌شود. یادتان باشد که مباحث کلیشه غالباً مضر هستند و می‌توانند بر درک دقیق مخاطب تأثیر بگذارند. بنابراین هرگاه می‌خواهید سر صحبت را باکسی بازکنید، قبلش از خودتان بپرسید که چه می‌خواهید بشنوید و این گفتگو به کجا خواهد کشید؟ اگر هر زمان احساس کردید که در حال خارج شدن از بحث اصلی هستید، گفتگو را به‌جایی بکشانید که چرایی آن مشخص شود.
3. شنونده خوبی باشید
مهارت خوب گوش کردن، سومین قانون از قوانین هفت‌گانه برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار می‌باشد که باید به آن توجه داشته باشید. اغلب موارد شما در رابطه با موضوعی که طرف مقابلتان درباره‌ی آن صحبت می‌کند، چیزهای زیادی نمی‌دانید. بنابراین برای آنکه اطلاعات درست جذب کنید، باید روی صحبت‌های او متمرکزشده و با دقت به حرف‌هایش گوش دهید. شما می‌توانید این حس را با تکان دادن سر، نگاه کردن به چشمان طرف مقابل و گفتن کلماتی مثل متوجه‌ام، خب، که این‌طور و …، به مخاطبتان منتقل کنید. زمانی که با دقت به صحبت‌های کسی گوش کنید، آن شخص متوجه خواهد شد که صحبت‌های او برای شما اهمیت دارد و ارتباط عمیق‌تری با شما برقرار خواهد کرد. به قول دیل کارنگی: ((با خوب گوش کردن در طول ۲ هفته می‌توانید روابط دوستانه بیشتری ایجاد کنید نسبت به اینکه ۲سال برای علاقه‌مند کردن دیگران به خودتان تلاش کنید.))
۴. پیش از حرف زدن، خوب فکر کنید
به‌منظور برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار پیشنهاد می‌شود پیش از آنکه سر صحبت با طرف مقابل را بازکنید، خوب فکر کنید. یک‌لحظه مکث کنید و ببینید که آیا حرف‌هایی که قرار است بر زبان بیاورید، ضروری و سودمند هستند؟ صحت دارند؟ به‌طرف مقابل انگیزه می‌دهند؟ محبت‌آمیز هستند؟ وقتی تمام این سؤالات را بررسی کردید و پاسختان به آن‌ها مثبت بود، می‌توانید شروع به صحبت نمایید. اگر دوست ندارید پل‌های پشت سرتان را خراب کنید یا با گفتن کلمات نامناسب و منزجرکننده، به رابطه‌تان سم تزریق کنید، توصیه می‌کنیم قبل از حرف زدن خوب فکر کنید تا مجبور نشوید پس از زدن حرفی به فکر فرو روید!
۵. برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار با صداقت
برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار یک اصل مهم به نام «صداقت» را هیچ‌وقت فراموش نکنید. عدم صداقت می‌تواند به‌عنوان یک مانع بزرگ ارتباطی باشد. زیرا به محض اینکه مردم متوجه شوند که کسی نسبت به آنچه می‌گوید صادق نیست، احتمالاً هیچ‌گاه به او گوش نمی‌دهند. حتی زمانی که راست بگوید! صداقت به‌عنوان یکی از ارزش‌های اصلی در تجارت و محیط کار می‌باشد که به‌واسطه‌ی آن می‌توانید افرادی را که به هر شکلی با آن‌ها در ارتباط هستید، به‌سوی خودتان جلب کنید.
۶. یادتان باشد هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد
شناخت این نکته که کجا و چه موقع، چه سخنی و با چه لحنی و به چه مقدار باید گفت، چیزی است که در علوم ادبی به آن «بلاغت» گفته می‌شود؛ این به معنای رعایت کردن اقتضای حال دیگران می‌باشد. برای مثال در محافل رسمی، شوخی کردن و بگو و بخند و یا پرحرفی کردن و بازگو کردن اسرار دل نزد غریبه‌ها و افراد ناشناس و …، هرکدام به‌نوعی نشانه‌ی موقع نشناسی است که موجب می‌شود دیگران به حرفهای شما گوش نکنند. این مورد در محیط کار نیز صدق می‌کند. برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار لازم است چندین ساعت و یا حتی چندین روز صبر کنید تا در مورد موضوعی که می‌خواهید با رئیس و یا همکارانتان صحبت کنید. اگر با دیگران راجع به موضوع مهمی که در ذهن دارید در زمان نامناسب صحبت کنید، به‌احتمال زیاد نتیجهی دلخواهتان را نخواهید گرفت. حتی شاید نتیجهی برعکس بگیرید!
۷. تأثیر زبان بدن در برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار
یادتان باشد که برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، زبان بدن خیلی مهم است. نوع حرکات، پوزیشن نشستن یا ایستادن و حالت چهره‌‌ی شما، همه و همه در پیامی که می‌خواهید با کلام به مخاطبانتان انتقال دهید تأثیر دارند. این تأثیر می‌تواند مفید و یا مخرب باشد. درواقع، زبان بدن هم می‌تواند سوء تفاهم‌ها را از بین ببرد و هم می‌تواند باعث ایجاد سوء تفاهم شود. گاهی اوقات، زبان بدن شما با آنچه که راجع به آن صحبت می‌کنید هماهنگ نمی‌شود و نوعی سیگنال مختلط به شنوندگان می‌دهد. بنابراین توجه نکردن به زبان بدن یا حرکات می‌تواند یک مانع بزرگ برای ارتباط مؤثر باشد. ارتباط کلامی و غیرکلامی شما باید همسو باشد. در غیر این صورت آن‌ها به‌عنوان مانع ارتباطی به‌حساب می‌آیند.
نظر شما :