نحوه شروع جلسات با سه‌گام مفید
1. هدف جلسه را مشخص کنید
جالب است بدانید بسیاری از جلسه‌ها وقت زیادی را از شما می‌گیرند، بدون اینکه کسی اصلاً بداند اصل موضوع از چه قرار است. پس هدف جلسه را در دستور کار بیاورید و آن را در ابتدای جلسه یادآوری کنید. بین جلسه‌های ایده پردازی و جلسات تصمیم‌گیری تفاوت قائل شوید. جلسه‌هایی را که برای تعیین استراتژی‌های بلندمدت برگزار می‌شوند، از جلسات تعیین اهداف و مسئولیت‌های کوتاه‌مدت جدا کنید. در همان ابتدا ذکر کنید که جلسه درمورد چه چیزهایی «نیست». مثلاً بگویید «این جلسه درباره‌ی ظرفیت تولید ماهانه است. امروز می‌خواهیم روی تجارت کار کنیم. درمورد مسائل تاکتیکی، در جلسه‌ی بررسی عملکرد که چهارشنبه برگزار می‌شود، بحث می‌کنیم.
2. قوانین اصلی را دوباره توضیح بدهید
قوانین اولیه را بنویسید و در ابتدای جلسه به همه یادآوری کنید که باید از آن‌ها تبعیت کنند. خیلی اوقات پیش می‌آید که گروه‌ها وقت می‌گذارند و قوانین را می‌نویسند، ولی در جلسات بعدی آن‌ها را فراموش می‌کنند. یکی از قوانینی را که فکر می‌کنید برای جلسه‌ی آن روز ضروری است، انتخاب کنید. برای مثال بگویید: «می‌دانم که امروز می‌خواهیم درمورد موضوعات حساسی صحبت کنیم. پس همه باید تلاش کنیم جلسه را با دید مثبتی آغاز کنیم.»
3. از افراد بخواهید گفتگوی خود را مدیریت کنند
از افراد بخواهید مشارکت خود را در بحث‌ها طوری تنظیم کنند که همه به‌اندازه‌ای برابر، فرصت صحبت کردن داشته باشند. از شرکت‌کنندگان بخواهید فقط با همدیگر موافقت نکنند و نظرات مخالف یا متفاوتشان را هم ابراز کنند. می‌توانید بگویید: «من به دنبال دیدگاه‌های متفاوت و تفکرات جدید هستم. پس اگر همه‌ی شما با یک موضوع موافق باشید، آن بحث را به پایان می‌رسانیم.»
نظر شما :